如何建設實施項目全生命周期管理平臺

Gungho名稱由來

“我們項目全生命周期管理平臺的英文名稱叫 Gungho，中文名叫“共好”，因為大家好才是真的好。

軟件功能模塊

各產(chǎn)品結(jié)構(gòu)圖

項目全生命周期管理平臺產(chǎn)品設計初衷

在項目管理系統(tǒng)推行使用之前，人們都是用較原始的數(shù)據(jù)處理方式自己編輯、查看項目的數(shù)據(jù)情況，但是管理中大型復雜項目，人員眾多，數(shù)據(jù)報表傳遞不及時，數(shù)據(jù)更新不精確，信息共享效率降低，也給項目管理帶來了諸多難題。

企業(yè)項目管理需要解決的問題如下：

1、快速了解企業(yè)一共有多少個項目，各個項目進展情況、個人項目計劃執(zhí)行狀態(tài)、項目內(nèi)反饋問題處理如何等

2、清晰項目的各個階段節(jié)點與期限，并自動提醒相關負責人

3、清晰了解項目資源分配及實際使用情況

4、全面了解到項目任務延期及階段延期的原因，并提供完善變更管理，保證項目如期完成

5、分析統(tǒng)計項目各種數(shù)據(jù)，形成報表，來對項目執(zhí)行進行風險評估

6、項目實施后需要對項目內(nèi)的文檔、反饋等進行規(guī)整，讓其成為企業(yè)的知識庫

項目全生命周期管理平臺工作流程

項目管理工作流程圖

項目全生命周期管理平臺各功能模塊介紹

項目創(chuàng)建

不是誰都能創(chuàng)建項目，只有被賦予權(quán)限的人員創(chuàng)建項目。

項目創(chuàng)建后需要設置項目屬性：

項目名稱、項目內(nèi)容描述、項目周期、項目經(jīng)理、項目成員、項目階段、項目內(nèi)權(quán)限配置、項目內(nèi)相關審核流程配置等。設置好后，保存后項目建立。項目成立后系統(tǒng)會通過我們的企業(yè)內(nèi)部通訊系統(tǒng)項項目成員發(fā)送消息進行提醒。

項目成員關系

項目模版

有些企業(yè)項目實施相對比較規(guī)范或標準，其項目計劃、相關權(quán)限設置、流程設置、階段設置等都非常相似。新項目可能主要就變更了一下人員。這類項目，我們實現(xiàn)可以建立項目模版，在項目模版內(nèi)將項目核心參數(shù)（如：項目計劃、項目權(quán)限、階段等）都先建立好，生成項目模版。新項目的時候，可以通過套用項目模版來新建項目。

注意：項目模版的創(chuàng)建與項目模版的引用都有相關的權(quán)限控制

項目計劃編制

將項目的預期目標進行籌劃安排，對項目的全過程、全部目標和全部活動統(tǒng)統(tǒng)納入計劃的軌道，用一個動態(tài)的可分解的計劃系統(tǒng)來協(xié)調(diào)控制整個項目，以便提前揭露矛盾，使項目在合理的工期內(nèi)以較低的造價高質(zhì)量地協(xié)調(diào)有序地達到預期目標，因此講項目計劃是龍頭，具有頭等重要的作用，同時項目計劃可以在甘特圖上顯示也是一種管理方法。項目的各項工作的開展都是以計劃為依據(jù)，使項目實施各階段、各環(huán)節(jié)都做到有法可依、有據(jù)可查、有章可循，以此來協(xié)調(diào)項目的各項活動，因此項目計劃是項目實施的指導性文件

項目計劃中創(chuàng)建的任務并不能馬上執(zhí)行，必須要通過審核后系統(tǒng)才能觸發(fā)任務下達。項目計劃有以下3個狀態(tài)

原先很多用戶在沒有上系統(tǒng)前，可能用excel來編寫項目的計劃，Gungho提供了一個標準的csv格式的計劃模版文件，用戶可以在excel中將計劃編寫好后，可以快速導入。

用戶可以對導入的計劃進行修改、增補，修改完成后，對計劃進行提交審核。審核通過后項目計劃正式生效

項目執(zhí)行

當項目計劃審批通過正式生效后，該版本的項目計劃就處于執(zhí)行狀態(tài)。Gungho系統(tǒng)后臺會根據(jù)項目計劃自動分解計劃任務。這些任務會分派到對應的執(zhí)行人。執(zhí)行人收到任務后，可以對任務進行處理。項目成員若發(fā)現(xiàn)問題可以在項目內(nèi)進行問題反饋（任務管理、反饋管理怎樣處理，在后面內(nèi)容詳細介紹）。

項目執(zhí)行階段主要做的事情看下圖

項目計劃變更管理

計劃沒變化快

世界上唯一不變的就是變化。

所有的計劃都不可能是一成不變，計劃本身就蘊含著無數(shù)的變化，盡管我們已經(jīng)盡可能地在制定計劃的時候窮盡所有變化的可能，但隨著項目的推進、時間的延續(xù)，項目中還是會出現(xiàn)很多不可控的因素，最后導致項目變化。因此，項目管理系統(tǒng)必須有一套嚴密的項目計劃變更管理流程，這是項目管理實施成功的關鍵所在。

多米諾效應

在一個相互聯(lián)系的系統(tǒng)中，一個很小的初始能量就可能產(chǎn)生一系列的連鎖反應，人們把這種現(xiàn)象稱為 “多米諾效應”。

項目計劃變更也一樣，一個任務的延期會造成大量相關聯(lián)任務的延期，最終影響項目的關鍵節(jié)點交付

關鍵

計劃變更是從一個任務延期開始的，控制好每一個任務的延期是關鍵！

?Gungho項目全生命周期管理平臺的對策

簡單計劃變更流程

考慮到目有些實施項目管理的企業(yè)不一定有嚴格的計劃變更流程，因此我們首先提供了一種簡單的項目計劃變更處理流程。

復雜計劃變更流程

復雜計劃變更流程是一個比較嚴謹?shù)挠媱澴兏^程，首先計劃的變更肯定是由某一個任務或多個任務的延期造成計劃無法滿足預期，需要變更。因此，首先任務的執(zhí)行人提出任務延期申請，并說明原因、指出造成延期的責任部門，要求延期多少天。這些申請首先會到執(zhí)行人所在的部門，得到部門負責人的認可，然后這些申請才會到項目經(jīng)理。由項目經(jīng)理發(fā)起多部門的延期任務申請確認，通過后由項目經(jīng)理根據(jù)任務延期申請單里的信息改進項目計劃，然后走審核流程通過后項目計劃變更完成